Hinweise zur elektronischen Kommunikation

Die Stadt Bayreuth bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Gesetzliche Grundlage hierfür ist Art. 3a Bayerisches Verwaltungs- und Verfahrensgesetz (BayVwVfg). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

Die Stadt Bayreuth hat den Zugang hierfür nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet.

Achtung: Aufgrund der hohen Gefährdungslage durch Schadsoftware werden bei der Stadtverwaltung Bayreuth keine E-Mails mit Word-Dokumenten und Excel-Dateien im Anhang verarbeitet. Bitte verwenden Sie für diese Dateianhänge ausschließlich die Formate .pdf oder .jpg. Vielen Dank!

Jede aktuelle Version von Textverarbeitungsprogrammen (MS Word, Open Office, Libre Office ….) bietet die Möglichkeit, Textdateien im PDF-Format abzuspeichern.

Formgebundene Schreiben

Schreiben und Anträge, für die von Gesetzes wegen die Schriftform erforderlich ist (z. B. Einsprüche, Widersprüche), können nicht durch einfache E-Mail übermittelt werden. Verschlüsselte E-Mails werden von der Stadt Bayreuth nicht verarbeitet. Für die Übermittlung von Dokumenten, für die eine Schrifterfordernis besteht, steht die Möglichkeit offen, ein elektronisches PDF-Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur an die in der Rechtsbehelfsbelehrung angegebene E-Mail-Adresse zu senden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten ist für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich.

Mailadressen

Für die elektronische Kommunikation hat die Stadt Bayreuth eine Vielzahl von E-Mail-Adressen in den städtischen Ämtern und Dienststellen eingerichtet, an die Sie Ihre elektronische Post senden können. Rufen Sie hierzu bitte unsere Übersicht der Ämter von A – Z auf. Dort finden Sie die jeweils einschlägigen E-Mail-Adressen der städtischen Dienststellen. Eine Kommunikation über DE-Mail ist nicht möglich.

Dateiformate

Die Stadt Bayreuth nimmt Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:

• Textdateien im Format ANSI (.txt)
• Power Point für Windows Version 97 (.ppt)
• Power Point für Windows Version 2000 (.ppt)
• Power Point für Windows Version 2003 (.ppt)
• Power Point für Windows Version 2010 (.pptx)
• Portable Data File (.pdf)
• Joint Photographic Expert Group (.jpg)
• Graphics Interchange Format (.gif)
• Tag Image File Format (.tif)
• Bitmap Pictures (.bmp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden. Benutzen Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

E-Mail-Transportverschlüsselung (TLS)

Die Stadt Bayreuth nimmt nur E-Mails entgegen, die mit einer Transportverschlüsselung (mind. TLS 1.2) übermittelt werden. Diese Sicherheitsfunktion ist bei den meisten E-Mail-Anbietern bereits technisch vorgesehen, muss aber unter Umständen für das konkrete Postfach noch aktiviert werden. Für die dafür erforderlichen Schritte wenden Sie Sich bitte an Ihren E-Mail-Anbieter.

Mails, die diesem Standard nicht entsprechen, werden als unzustellbar zurückgewiesen. In der Rückmeldung wird konkret auf die Erforderlichkeit der Transportverschlüsselung (TLS 1.2) hingewiesen.

Hinweis bei Verwendung von Microsoft Outlook als Mailclient:

Bei Verwendung des Outlook-Rich-Text-Formates als Mailformat kann es zu Übertragungsfehlern kommen, die dazu führen, dass diese Mails vom Empfänger nicht mehr gelesen werden können. Bitte verwenden Sie unter Microsoft Outlook und Outlook Express das “Nur-Text”- oder das “html”-Format.

E-Mails werden bis zu einer Größe von 50 Megabyte (incl. Anhänge = Attachements) angenommen.

Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Bayreuth nur als ZIP-Archive (.zip) entgegen.

• Spezielle Richtlinien bei der Kommunikation mit dem Hochbauamt der Stadt Bayreuth

• Spezielle Richtlinien beim Geodaten-Austausch mit dem Tiefbauamt der Stadt Bayreuth

Elektronische Dienste und Formulare

Die Stadt Bayreuth bietet Online-Dienste im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.

Regeln für Angebote Dritter

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Bayreuth und nicht für Verweise auf Angebote Dritter wie zum Beispiel anderer Behörden.

E-Mail nicht verarbeitbar

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.